Que sont les frais professionnels ?
Les frais professionnels correspondent à des frais que le salarié a engagés, non pour convenance personnelle, mais pour accomplir sa mission dans l’entreprise.
Quels sont les différents types de frais professionnels ?
1) Les frais professionnels autres que les frais de transport domicile/lieu de travail
Les frais professionnels les plus couramment exposés par le salarié sont :
- les frais de repas et de restauration lors de petits déplacements ;
- les frais kilométriques lorsqu’il utilise son véhicule personnel pour ses déplacements professionnels ;
- les frais de repas et d’hébergement lors de grands déplacements professionnels ;
- les frais de mobilité professionnelle (dépenses d’hébergement provisoire dans l’attente d’un logement définitif, frais de déménagement, etc.) ;
- les frais engagés dans le cadre du télétravail ;
- les frais pour l’utilisation professionnelle des outils issus des nouvelles technologies de l’informatique et de la communication (NTIC) ;
L'employeur doit rembourser une fraction des titres d'abonnement de transport en commun souscrits par les salariés pour leurs déplacements domicile/lieu de travail. Cette obligation est indépendante du versement de transport. L'employeur a la faculté de prendre en charge tout ou partie des frais de carburant liés à l'utilisation par les salariés de leur véhicule personnel entre leur domicile et leur lieu de travail.
Les frais professionnels doivent-ils être remboursés par l'employeur ?
Les frais qu’un salarié justifie avoir
exposés pour les besoins de son activité professionnelle et dans
l’intérêt de l’employeur doivent lui être remboursés sans qu’ils
puissent être imputés sur la rémunération qui lui est due.
Le
contrat de travail peut prévoir que le salarié conserve la charge de
ses frais professionnels moyennant le versement d’une somme fixée à
l’avance de manière forfaitaire et à la condition que la rémunération du
travail proprement dite reste au moins égale au SMIC ou, s'il est plus
favorable, au salaire minimum conventionnel..
Quelles sont les modalités de remboursement des frais?
La prise en charge des frais professionnels par l’employeur peut être effectuée de deux manières :
- soit sous la forme d’un remboursement des sommes réellement dépensées : le remboursement se fait alors sur présentation des justificatifs (notamment des factures) ;
- soit
sous la forme de remboursement des frais calculés forfaitairement : dans
ce cas, le remboursement des frais est dû sans justificatif.
Le
plus souvent, les conventions collectives prévoient le remboursement
pour frais professionnels sous forme d’indemnités forfaitaires. Dans ce
cas de figure, l’employeur n’a pas le choix du mode d’indemnisation.
Constituent-ils un élément de la rémunération du salarié ?
Les remboursements pour frais professionnels ne constituent pas un élément du salaire, dès lors qu’il s’agit de frais couvrant :
-
une dépense inhérente à l’emploi : la dépense découle directement des
conditions d'exécution du travail. Il n'est pas nécessaire que ces
charges imposent l'engagement de frais exceptionnels et anormaux ;
-
et effectivement exposée par le salarié : la dépense résulte des
conditions d'exécution du travail, et impose au salarié une charge
supérieure à celles liées à la vie courante.
ON TRAVAIL POUR GAGNER DE L'ARGENT, PAS POUR EN DÉPENSER!